PRIVACY POLICY DI CASHTRACKLY

Data di ultima modifica: 5 ottobre 2025

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Omnia Digital s.r.l. Sede legale: Via Cavalieri di Vittorio Veneto 6, 41014 Castelvetro di Modena (MO), Italia Codice fiscale e P.IVA: 04110410364 Email di contatto: privacy@omniadigital.it PEC: omniadigitalsrl@pro-pec.it

2. TIPOLOGIE DI DATI RACCOLTI

2.1 Dati di registrazione e account

Nome e cognome

Indirizzo email

Password (conservata in forma criptata con hash bcrypt)

Preferenze utente (lingua, tema, valuta)

Data di registrazione

2.2 Dati finanziari personali

Transazioni finanziarie (importo, data, descrizione, tipo)

Categorie di spesa personalizzate

Obiettivi di risparmio

Note e descrizioni personali associate alle transazioni

File CSV importati contenenti dati finanziari

Nota importante sulla sicurezza: I tuoi dati finanziari sono protetti con crittografia standard bancaria AES-256 e memorizzati su server sicuri ubicati nell'Unione Europea. Tutte le comunicazioni tra il tuo dispositivo e i nostri server avvengono tramite connessioni HTTPS/TLS 1.3 sicure. I calcoli predittivi e le analisi cashflow sono eseguiti localmente sul tuo dispositivo quando possibile, riducendo la quantità di dati che devono essere trasmessi.

2.3 Dati di utilizzo del servizio

Log di accesso (indirizzo IP, data/ora, browser, sistema operativo)

Dati di navigazione all'interno della piattaforma

Statistiche di utilizzo (numero transazioni, frequenza accessi)

Configurazioni delle preferenze utente

2.4 Dati di pagamento

Dati necessari per la gestione degli abbonamenti tramite Stripe

Storico transazioni e fatture

Informazioni sulla sottoscrizione (piano, data inizio, data scadenza trial)

Nota importante: CashTrackly NON memorizza direttamente i dati delle carte di credito/debito. Tutti i pagamenti sono gestiti esclusivamente da Stripe Inc., che agisce come processore di pagamento certificato PCI-DSS Level 1.

2.5 Dati di backup

Backup automatici dei dati dell'account (se abilitati)

Data e ora dei backup

Log delle operazioni di export dati (GDPR)

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

3.1 Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR)

Creazione e gestione dell'account utente

Erogazione del servizio SaaS CashTrackly

Archiviazione e elaborazione dei dati finanziari inseriti dall'Utente

Generazione di statistiche, grafici e report personalizzati

Gestione degli abbonamenti e della fatturazione

Assistenza tecnica e supporto clienti

Registrazione su piattaforma Mautic per comunicazioni di servizio obbligatorie

Invio di email transazionali e comunicazioni ufficiali (conferma registrazione, reset password, notifiche account, aggiornamenti importanti, scadenze)

3.2 Adempimenti di legge (Art. 6.1.c GDPR)

Adempimenti fiscali e contabili

Conservazione documenti fiscali per 10 anni

Ottemperanza a richieste dell'autorità giudiziaria

3.3 Legittimo interesse (Art. 6.1.f GDPR)

Miglioramento della piattaforma e sviluppo di nuove funzionalità

Analisi statistiche aggregate e anonimizzate sull'utilizzo del servizio

Prevenzione frodi e sicurezza informatica

Ottimizzazione delle performance e stabilità del sistema

Test A/B per migliorare l'esperienza utente

3.4 Consenso (Art. 6.1.a GDPR)

Invio di comunicazioni marketing (newsletter, aggiornamenti prodotto, offerte commerciali) - solo se richiesto esplicitamente dall'Utente

Utilizzo di cookie analitici e di profilazione (tramite cookie policy separata)

4. MODALITÀ DI TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati con strumenti informatici automatizzati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate. Sono adottate specifiche misure di sicurezza per prevenire:

Perdita dei dati

Usi illeciti o non corretti

Accessi non autorizzati

Divulgazione non autorizzata

4.1 Misure di sicurezza adottate

Crittografia in transito: HTTPS/TLS 1.3 per tutte le comunicazioni tra dispositivo e server

Crittografia dati a riposo: Standard AES-256 per proteggere i dati memorizzati

Autenticazione a due fattori (2FA): disponibile opzionalmente per tutti gli account

Password hashing: bcrypt con salt per le password utente

Backup automatici: backup giornalieri con conservazione per 30 giorni

Monitoraggio accessi: log di sicurezza e rilevamento anomalie

Isolamento dati: ogni utente può accedere esclusivamente ai propri dati

Controllo accessi amministratori: Gli accessi degli amministratori ai dati utente sono limitati ai casi di supporto tecnico su richiesta dell'utente o per obblighi legali. Ogni accesso è registrato nei log di audit per garantire trasparenza e conformità GDPR

Calcoli locali: Le previsioni cashflow e analisi predittive sono eseguite sul dispositivo utente quando possibile

Il trattamento avviene esclusivamente su server ubicati nell'Unione Europea.

5. DESTINATARI DEI DATI

I dati personali potranno essere comunicati a:

5.1 Fornitori di servizi essenziali

Stripe Inc. - per la gestione dei pagamenti e abbonamenti (Privacy Policy: stripe.com/privacy)

Fornitori di hosting cloud - per l'infrastruttura server (server ubicati in UE)

Società di sviluppo software e consulenti IT - per sviluppo, manutenzione e assistenza tecnica della piattaforma (accesso limitato ai soli dati tecnici necessari, previo accordo di riservatezza)

Fornitori di servizi di monitoraggio e sicurezza - per garantire stabilità e protezione del sistema

Accesso ai dati da parte del personale amministratore: Gli amministratori di CashTrackly possono accedere ai dati utente esclusivamente per:

Fornire supporto tecnico su specifica richiesta dell'utente

Rispondere a obblighi legali (richieste autorità giudiziarie)

Prevenire frodi o garantire la sicurezza della piattaforma

Ogni accesso è documentato nei log di audit con timestamp, identità amministratore e motivazione. Gli amministratori non accedono ai dati utente per finalità di marketing o analytics.

5.2 Servizi di comunicazione

Piattaforma Mautic (Marketing Automation) - per l'invio di comunicazioni di servizio (conferme, aggiornamenti importanti, notifiche di sistema) e, se hai prestato consenso, comunicazioni marketing

Fornitori di servizi email transazionali - per il recapito effettivo delle email

5.3 Altri soggetti

Consulenti e professionisti per adempimenti fiscali e legali

Autorità pubbliche su richiesta (es. Guardia di Finanza, Autorità Giudiziaria)

5.4 Sub-responsabili

I nostri fornitori di servizi potrebbero avvalersi di sub-responsabili per l'erogazione dei loro servizi. Richiediamo contrattualmente che applichino le stesse garanzie di protezione dei dati.

Tutti i fornitori agiscono come Responsabili del trattamento ai sensi dell'Art. 28 GDPR e hanno accesso ai dati solo nella misura necessaria per fornire i loro servizi, con obbligo di riservatezza.

6. TRASFERIMENTO DATI EXTRA-UE

Alcuni fornitori di servizi (es. Stripe) hanno sede negli Stati Uniti. I trasferimenti sono effettuati sulla base di:

Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea

Adeguate garanzie ai sensi del Capo V del GDPR

Stripe è certificato PCI-DSS Level 1 e aderisce ai principi del Data Privacy Framework (DPF)

I dati finanziari primari dell'Utente rimangono sempre archiviati su server ubicati nell'Unione Europea.

7. TEMPI DI CONSERVAZIONE

Dati di account attivo: per tutta la durata del contratto

Dati di fatturazione: durata del contratto + 10 anni per obblighi fiscali

Log di accesso e sicurezza: 12 mesi

Dati finanziari (transazioni, categorie): per tutta la durata del contratto + 30 giorni dalla cessazione (periodo di grazia per export dati)

Backup automatici: 30 giorni (rotazione automatica)

Dati utenti cancellati: cancellazione immediata, salvo obbligo di conservazione per finalità fiscali

8. DIRITTI DELL'INTERESSATO

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, hai il diritto di:

8.1 Diritto di accesso (Art. 15 GDPR)

Ottenere conferma dell'esistenza di tuoi dati personali e riceverne copia in formato strutturato (JSON).

Come esercitarlo: accedi alla sezione "Impostazioni > Privacy" e clicca su "Scarica Tutti i Dati (GDPR Export)".

8.2 Diritto di rettifica (Art. 16 GDPR)

Correggere dati inesatti o incompleti direttamente dalla Piattaforma o richiedendo assistenza.

8.3 Diritto alla cancellazione - "diritto all'oblio" (Art. 17 GDPR)

Richiedere la cancellazione dei dati, salvo obblighi di conservazione legale (es. fatture).

Come esercitarlo: accedi alla sezione "Impostazioni > Privacy" e utilizza la funzione "Elimina Account Permanentemente".

Cosa viene cancellato:

Account utente e credenziali

Tutti i dati finanziari (transazioni, categorie, obiettivi)

Dati personali (nome, email)

Rimozione da Mautic (sia liste di servizio che marketing)

Backup automatici

Cosa NON viene cancellato (obblighi legali):

Fatture e documenti fiscali (conservazione obbligatoria 10 anni)

Log di accesso per finalità di sicurezza (12 mesi)

Attenzione: la cancellazione è irreversibile e comporta la perdita permanente di tutti i dati finanziari.

8.4 Diritto di limitazione (Art. 18 GDPR)

Limitare il trattamento in caso di contestazione dell'esattezza dei dati o della liceità del trattamento.

8.5 Diritto alla portabilità (Art. 20 GDPR)

Ricevere i tuoi dati in formato strutturato (CSV, JSON) e trasferirli ad altro titolare.

Come esercitarlo: utilizza le funzioni di export disponibili nella sezione "Backup" o "Privacy".

8.6 Diritto di opposizione (Art. 21 GDPR)

Opporti al trattamento per legittimo interesse (es. statistiche aggregate)

Opporti all'invio di comunicazioni marketing (revoca consenso)

8.7 Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate (Art. 22 GDPR)

Non applicabile: CashTrackly non effettua profilazione automatizzata né decisioni automatizzate con effetti legali sull'Utente.

8.8 Diritto di revoca del consenso (Art. 7.3 GDPR)

Revocare in qualsiasi momento i consensi prestati (es. marketing) senza pregiudicare l'utilizzo del servizio.

Per esercitare i tuoi diritti, puoi: 1. Utilizzare le funzioni self-service nella sezione "Impostazioni > Privacy" 2. Inviare una richiesta via email a: privacy@omniadigital.it 3. Inviare una PEC a: omniadigitalsrl@pro-pec.it

Risponderemo entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.

9. TRATTAMENTO DATI DI UTILIZZO PER MIGLIORAMENTO SERVIZIO

I dati di utilizzo della piattaforma (es. numero di transazioni inserite, frequenza di accesso, tipologie di categorie create, funzionalità più utilizzate) possono essere utilizzati in forma anonimizzata e aggregata per:

Migliorare l'interfaccia utente e l'esperienza d'uso

Sviluppare nuove funzionalità richieste dagli utenti

Ottimizzare le performance della piattaforma

Identificare e risolvere bug

Nessun dato finanziario personale identificabile (importi, descrizioni specifiche, nomi di categorie personalizzate) viene utilizzato per tali finalità.

Puoi opporti a questo trattamento in qualsiasi momento scrivendo a privacy@omniadigital.it. L'opposizione non pregiudica l'utilizzo del servizio.

10. SICUREZZA DEI DATI

Adottiamo misure tecniche e organizzative appropriate, tra cui:

10.1 Misure tecniche

Crittografia AES-256 per dati sensibili a riposo

Crittografia TLS 1.3 per dati in transito

Hashing password con bcrypt (costo 10+)

Autenticazione a due fattori (2FA) disponibile

Backup automatici crittografati con retention 30 giorni

Firewall e sistemi di rilevamento intrusioni (IDS)

Monitoraggio log di accesso e anomalie

Segregazione database per utente

10.2 Misure organizzative

Accesso ai dati limitato al personale autorizzato

Formazione del personale sulla privacy e sicurezza

Policy interne di gestione dati e incident response

Audit periodici di sicurezza

Accordi di riservatezza con fornitori e collaboratori

11. GESTIONE DELLE VIOLAZIONI DEI DATI (DATA BREACH)

11.1 Definizione

Per violazione dei dati personali (data breach) si intende qualsiasi violazione di sicurezza che comporta, accidentalmente o in modo illecito, la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati.

11.2 Notifica al Garante

In caso di violazione, ci impegniamo a:

Valutare tempestivamente il rischio per i diritti e le libertà degli interessati

Notificare la violazione al Garante Privacy entro 72 ore dalla sua scoperta, se sussiste un rischio per i diritti e le libertà delle persone

Documentare qualsiasi violazione in un registro interno, anche se non notificata

11.3 Comunicazione agli interessati

Se la violazione comporta un rischio elevato per i tuoi diritti e libertà, ti informeremo senza ingiustificato ritardo tramite:

Email all'indirizzo registrato (prioritario)

Avviso nella piattaforma all'accesso successivo

Banner di notifica urgente

SMS (se disponibile)

11.4 Contenuto della comunicazione

La comunicazione includerà:

Natura della violazione (es. accesso non autorizzato, perdita dati)

Categorie di dati e numero approssimativo di soggetti coinvolti

Possibili conseguenze della violazione

Misure adottate o proposte per porre rimedio e mitigare i danni

Recapiti del Data Protection Officer o punto di contatto per maggiori informazioni

Raccomandazioni per l'Utente (es. cambio password, attivazione 2FA)

11.5 Registro delle violazioni

Manteniamo un registro interno di tutte le violazioni che documenta:

Circostanze della violazione (data, ora, modalità)

Categorie e numero di dati/interessati coinvolti

Effetti e conseguenze verificate o probabili

Azioni correttive intraprese

Notifiche effettuate (Garante, interessati)

Per segnalare una sospetta violazione: privacy@omniadigital.it

12. MINORI

Il servizio CashTrackly è destinato a persone maggiorenni (18 anni compiuti). Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni.

Se veniamo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore, procederemo alla cancellazione immediata dell'account.

I genitori o tutori legali che ritengano che un minore abbia fornito dati personali possono contattarci a privacy@omniadigital.it per richiedere la cancellazione.

13. MODIFICHE ALLA PRIVACY POLICY

Ci riserviamo il diritto di modificare questa privacy policy per adeguarla a:

Evoluzioni normative (es. nuove direttive GDPR)

Cambiamenti tecnologici o di servizio

Introduzione di nuove funzionalità

Le modifiche sostanziali saranno notificate con almeno 15 giorni di preavviso tramite:

Email all'indirizzo registrato

Banner di notifica in piattaforma

Pubblicazione della nuova versione su cashtrackly.com

Modifiche minori (es. correzioni refusi, chiarimenti) saranno pubblicate direttamente con aggiornamento della data in intestazione.

L'uso continuato del servizio dopo la notifica implica accettazione delle modifiche.

14. COOKIE POLICY

14.1 Cookie tecnici essenziali

CashTrackly utilizza esclusivamente cookie tecnici essenziali per il funzionamento del servizio:

Cookie di sessione (session token): mantengono l'autenticazione durante la navigazione

Cookie di preferenze: memorizzano lingua, tema (chiaro/scuro), valuta selezionata

Cookie di sicurezza (CSRF token): proteggono da attacchi cross-site request forgery

Questi cookie sono strettamente necessari per l'erogazione del servizio e non richiedono consenso ai sensi del GDPR.

14.2 Cookie analitici e di profilazione

Attualmente non utilizziamo cookie analitici di terze parti (es. Google Analytics) né cookie di profilazione pubblicitaria.

In futuro, se decidessimo di introdurre tali cookie, richiederemo il consenso esplicito tramite un banner dedicato.

14.3 Gestione cookie

Puoi gestire o eliminare i cookie tramite le impostazioni del tuo browser. La disabilitazione dei cookie tecnici potrebbe compromettere il funzionamento della piattaforma.

15. INTEGRAZIONE CON MAUTIC (MARKETING AUTOMATION)

I tuoi dati di contatto vengono automaticamente sincronizzati con la nostra piattaforma di marketing automation Mautic al momento della registrazione.

15.1 Base giuridica e finalità

A) Comunicazioni di servizio (OBBLIGATORIE)

Base giuridica: Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR)

Mautic viene utilizzato per inviarti comunicazioni essenziali per l'erogazione del servizio:

Conferma registrazione e attivazione account

Notifiche importanti su modifiche ai Termini di Servizio o Privacy Policy

Aggiornamenti critici sulla sicurezza o funzionalità del servizio

Scadenza trial e promemoria abbonamento

Comunicazioni amministrative (sospensione account, problemi pagamento)

Queste comunicazioni NON richiedono consenso in quanto necessarie per l'esecuzione del contratto. Non puoi disattivarle mantenendo l'account attivo.

B) Comunicazioni marketing (OPZIONALI)

Base giuridica: Consenso (Art. 6.1.a GDPR)

Se durante la registrazione hai spuntato la checkbox "Acconsento a ricevere newsletter e comunicazioni marketing", utilizziamo Mautic anche per:

Newsletter informative su nuove funzionalità

Guide e tutorial sull'uso della piattaforma

Offerte commerciali e promozioni

Sondaggi di soddisfazione

15.2 Dati sincronizzati con Mautic

Email

Nome e cognome

Data di registrazione

Piano di abbonamento (trial, premium, free)

Stato consenso marketing (attivo/revocato)

Data ultimo accesso (per segmentazione comunicazioni)

NON vengono mai sincronizzati con Mautic:

Password

Dati finanziari (transazioni, importi, categorie, descrizioni)

Dati di pagamento (carte di credito, metodi di pagamento)

Indirizzo IP

15.3 Dove è ospitato Mautic

Mautic è installato su server del Fornitore ubicati nell'Unione Europea. Non utilizziamo servizi cloud di terze parti per Mautic.

15.4 Revoca consenso marketing

Puoi revocare il consenso marketing in qualsiasi momento senza conseguenze sull'uso del servizio:

Metodo 1 - Unsubscribe automatico:

Clicca il link "Unsubscribe" in fondo a qualsiasi email marketing ricevuta

Verrai rimosso automaticamente dalle liste marketing

Metodo 2 - Impostazioni account:

Accedi a "Impostazioni > Privacy"

Disattiva "Consenso Marketing"

Metodo 3 - Email diretta:

Scrivi a privacy@omniadigital.it con oggetto "Revoca consenso marketing"

Importante: La revoca del consenso marketing NON comporta:

Cancellazione dell'account da Mautic (rimane per comunicazioni di servizio)

Interruzione delle comunicazioni di servizio obbligatorie

Perdita di accesso al servizio CashTrackly

Continuerai a ricevere solo le comunicazioni essenziali per l'erogazione del servizio.

16. RECLAMI

Hai il diritto di presentare reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR:

Garante per la Protezione dei Dati Personali Sito web: www.garanteprivacy.it Email: garante@gpdp.it PEC: protocollo@pec.gpdp.it Telefono: +39 06 69677 1 Indirizzo: Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM)

Ti invitiamo tuttavia a contattarci prima di presentare un reclamo formale, in modo da poter risolvere direttamente eventuali problemi.

17. CONTATTI

Per qualsiasi domanda sulla privacy, per esercitare i tuoi diritti o per segnalare problemi:

Email privacy: privacy@omniadigital.it PEC: omniadigitalsrl@pro-pec.it Indirizzo: Via Cavalieri di Vittorio Veneto 6, 41014 Castelvetro di Modena (MO), Italia Telefono: [da aggiungere se disponibile]

Tempi di risposta: ci impegniamo a rispondere entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, come previsto dall'art. 12 GDPR.

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Informativa aggiornata ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) Versione: 1.0 Data ultimo aggiornamento: 5 ottobre 2025